e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter ve e-İrsaliye: Uyum, Süreçler ve Sık Yapılan Hatalar
Dijital dönüşüm, finansal süreçleri hızlandırırken hata riskini de azaltıyor. e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter ve e-İrsaliye uygulamaları, mevzuata uyumu kolaylaştıran, denetimlerde şeffaflık sağlayan ve iş akışlarını sadeleştiren kritik araçlardır.
Kimler için ve neden? İş hacmi büyüyen, e-ticaret yapan ya da tedarik zinciriyle yoğun belge üreten işletmeler için e-belge zorunlulukları ve faydaları her yıl artıyor. e-Belgeler, belgelendirme hızını artırır, arşivleme maliyetini düşürür ve veri bütünlüğünü güçlendirir.
Geçiş seçenekleri. GİB Portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon. Tercih, belge hacmi, IT yetkinliği ve maliyet/performans dengesine göre yapılmalıdır. Küçük hacim için GİB Portalı, orta-büyük hacim için özel entegratör genellikle daha uygundur.
Süreç tasarımı. Belge tipleri (satış, iade, tevkifatlı vb.), onay akışları, iptal/itiraz prosedürleri ve arşivleme standartlarını baştan tanımlayın. ERP–muhasebe–banka entegrasyonuyla veriyi tekilleştirin.
e-Defter disiplini. Yevmiye ve büyük defterin doğru ve zamanında üretilmesi, mali mühür süreçlerinin takibi ve saklama yükümlülükleri, denetimlerde ilk bakılan alanlardır. Kapanış/onay zamanlamasını kaçırmamak için periyodik kontrol listesi kullanın.
Sık yapılan hatalar. Yanlış belge tipi seçimi, eksik zorunlu alanlar, iptal/itiraz sürelerinin kaçırılması, e-Arşiv biletlerinin muhafazasında düzensizlik, unvan/VD/adres hataları ve KDV istisna kodlarının yanlış uygulanması. Bu hatalar hem vergi riskini hem de müşteri memnuniyetsizliğini artırır.
Veri güvenliği ve yedekleme. Erişim yetkilerini rol bazlı tanımlayın; düzenli yedek alın ve log kayıtlarıyla işlem izi tutun. Denetim geldiğinde, doğru belgenin doğru versiyonuna saniyeler içinde ulaşmak fark yaratır.
Raporlama ve analitik. e-Belge verisi, satış trendleri, iade oranları, müşteri vade davranışı gibi metrikler için altın madendir. Doğru raporlarla ticari kararlarınızı hızlandırın.
SMMM Gökhan ÇETİNTAŞ ekibi, e-belge mimarinizi kurup test eder, personel eğitimini verir ve aylık kontrollerle uyumu kalıcı hale getirir. Amaç: mevzuata tam uyum, minimum hata, maksimum verim.
